法人のパソコン処分方法のポイント

企業で使われているパソコンは個人で使っているパソコンと比べて簡単に捨てることができません。会社内ではパソコン同士がネットワークが構築されていたり、リース品であったり、資産管理されていたり、はたまた特殊なソフトウェアがインストールされていたりと、パソコンを廃棄する担当者の部署だけでは判断することが難しいことがあります。これら企業で使われているパソコンの入れ替えや廃棄処分する際のポイントを確認してみましょう。

【資産管理・リース物件の確認】

会社で使われているパソコンとなると、リース会社からリース物件として貸し出されているパソコンかもしれません。ですからまずはパソコンを廃棄する前に資産管理部門の担当者に、対象のパソコンや周辺機器の所有権がどこにあるのかを確認するようにしてください。　もし所有権がリース会社ではなく自社にあるのであれば、減価償却など資産管理物件として管理されている可能性がありますから、財務・経理担当者または税理士や会計士などに確認し、パソコンを廃棄することを伝えましょう。　このときパソコンのシリアルナンバーで資産管理されていたり、資産管理シールが貼られていたりすることがありますので「どのパソコンなのか」を明確に伝えるようにしましょう。

【ネットワーク構築の確認】

企業で使用されているパソコンとなれば単独で使われていることは少ないでしょう。プリンターやコピー機、ルーターやファイアウォールなど様々な機器に接続されている可能性があります。　廃棄する予定のパソコンがサーバー機能を提供していたり、ハブとなってネットワークが構成されている場合には、簡単に廃棄することができません。　ですからパソコンの電源を落とす前に情報システム部門の管理者に問い合わせることが重要です。　現在のパソコンを廃棄し、パソコンを買い替えて使用する場合にはIPアドレスと呼ばれるパソコンを識別するために割り当てられている番号を控えておく必要があるかもしれません。　いずれにせよパソコンの管理者に確認を取りながら進めていきましょう。

【ソフトウェアの確認】

企業で使われているパソコンには専用のソフトウェアが使われていることがあります。セールスフォースやキントーンなどの汎用グループウェアもあれば、独自開発されたソフトウェアも入っているかもしれません。　パソコンを廃棄する前に「なんのソフトウェアが入っているか」を確認してください。廃棄するパソコンからソフトウェアを取り出し、新しいパソコンに引っ越しする必要があるかもしれません。　また接続されている機器によってはデバイスドライバーなども確認しておく必要があります。　特に困るのは古いOSやソフトウェアを使い続けなければならない理由がある場合です。もう販売されていない機械を動かさなければならないとか、ソフトメーカーが既に倒産してサポートを受けることができないなど、非常に困った問題を抱えている会社が多く存在します。　取り返しがつかない事態が発生しないように十分に注意してください。　やはりソフトウェアに関してもシステム管理者にしっかりと確認することが重要です。

【データ消去】

会社のパソコンには様々な重要データが保存されていることがあります。パソコンを廃棄する前にデータがしっかり消去できていることを確認しましょう。　パソコンによってはハードディスクなどのストレージデバイスが複数搭載されているものがありますので、C:ドライブだけでなく他にもストレージが搭載されていないか確認しましょう。　データ消去には専門知識が必要となるため、システム管理者に確認したり、当社リサイクルループのようなパソコン処分、データ消去の専門業者に相談してみることが必要です。　また見逃しがちなのが、データの入ったCDやDVDをドライブに入れっぱなしで廃棄してしまうことです。　必ずチェックしましょう。

【まとめ】

以上のようにパソコンの入れ替えや廃棄処分に関わる注意点を紹介しました。　この他にもパソコンにパスワードを記した付箋紙を貼ったまま捨ててしまったとか、ワイヤレスキーボードやマウスの受信機をUSBに指したままパソコンを処分してしまった。など細かいことがたくさんあります。　もし不安があれば一度専門業者に相談してみるのが良いでしょう。